Privacyverklaring

Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Plan Makelaars. Wij hechten veel waarde aan jouw persoonsgegevens en zullen hier uiterst zorgvuldig mee omgaan. Wij leggen je dan ook graag een aantal zaken uit, zoals: waarom wij persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe lang wij deze verwerken. Daarnaast willen wij nog wijzen op welke rechten je heeft als wij jouw persoonsgegevens verwerken. Als je vragen hebt of je wilt je beroepen op één of meerdere van jouw rechten dan kunt je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Plan Makelaars
hallo@planmakelaars.nl
0522 308000

1. Persoonsgegevens

Wat zijn persoonsgegevens?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten wij aan bepaalde vereisten te voldoen als wij jouw persoonsgegevens verwerken. Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon valt onder het begrip ‘persoonsgegevens’. Het gaat aldus om informatie die, direct of indirect, herleidbaar is naar een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende soorten persoonsgegevens mogelijk. Wij zullen hier rekening mee houden en onze aanpak afstemmen op de desbetreffende persoonsgegevens. Als makelaardij zullen wij nooit zonder jouw toestemming persoonsgegevens verwerken die vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

ras of etnische afkomst
politieke opvattingen
godsdienst of levensovertuiging
lidmaatschap van een vakbond
genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie
gezondheid
seksuele leven
strafrechtelijk verleden

Daarnaast zullen wij uiterst zorgvuldig omgaan met gevoelige persoonsgegevens, zoals financiële data of locatiegegevens. Deze persoonsgegevens zijn geen bijzondere persoonsgegevens, maar vanwege hun gevoelige aard is het van belang om ook met deze informatie uiterst zorgvuldig om te gaan.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken enkel persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden en enkel zolang het voor ons noodzakelijk is. Het is daarom van belang dat er een goede reden bestaat voor ons om jouw persoonsgegevens te verwerken. Deze redenen worden in juridische termen ook wel ‘grondslagen’ genoemd. Er bestaan op grond van de AVG in totaal zes verschillende grondslagen waarop verwerking is toegestaan, namelijk:

Toestemming – Je hebt toestemming gegeven voor de verwerking.
Uitvoering van de overeenkomst – De verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst uit te kunnen voeren.
Wettelijke verplichting – Er bestaat een wettelijke verplichting die van toepassing is.
Vitaal belang – Het is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen.
Taak van algemeen belang of openbaar gezag – Het is noodzakelijk voor het uitoefenen van een taak van algemeen belang of openbaar gezag.
Gerechtvaardigd belang – Het is noodzakelijk om een gerechtvaardigd belang te behartigen.

Voor ons zullen voornamelijk grondslag 1, 2, 3 en 6 van belang zijn. Dit is natuurlijk afhankelijk van de verwerking en zal dan ook per soort verwerking kunnen verschillen.

2. Bewaartermijnen

Hoe verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verrichten activiteiten in het kader van bemiddeling bij aan- en verkoop van onroerend goed, huur- en verhuur van onroerend goed, taxaties en beheer. In de onderstaande tabellen zullen wij voor al onze activiteiten aangeven welke persoonsgegevens wij verwerken, op basis van welke grondslag, welke termijnen wij hiervoor hanteren en of deze gegevens mogelijk met andere partijen oftewel ontvangers worden gedeeld.

Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens zijn wij de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt. In sommige gevallen delen wij jouw gegevens met andere partijen. Dit doen wij natuurlijk enkel als wij hier een grondslag voor hebben, zoals jouw toestemming. Deze derde partijen kunnen ontvangers of verwerkers zijn. In het geval van verwerkers zorgen wij ervoor dat er goede afspraken worden gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door een verwerkersovereenkomst met deze partij op te stellen. Als de derde partij een ontvanger is dan zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die zij van ons hebben ontvangen.

De termijnen voor het verwerken van jouw persoonsgegevens zijn door ons zorgvuldig vastgesteld. Hierbij is rekening gehouden met eventuele wettelijke vereisten voor termijnen en met de noodzakelijkheid om de persoonsgegevens te bewaren. Hieronder zullen, aan de hand van tabellen, een aantal voorbeelden van bewaartermijnen worden gegeven.

Bewaartermijnen bij aan- en verkoop van onroerend goed

Als je via ons onroerend goed aankoopt of verkoopt, dan is het noodzakelijk voor ons om bepaalde persoonsgegevens van je te verwerken. Vaak heeft dit te maken met persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de koopovereenkomst uit te kunnen voeren, maar ook onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen of jouw toestemming zijn grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Het doel van deze verwerkingen heeft o.a. betrekking op de diensten die wij voor je verlenen, zoals het opstellen van de opdracht tot dienstverlening, het verzorgen van de bezichtigingen, het opstellen van de koopovereenkomst, e.d. Ook zijn er wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen, zoals het uitvoeren van een cliëntenonderzoek op grond van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). In de tabel hieronder geven wij een aantal voorbeelden van bewaartermijnen die wij hanteren voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Termijn	Voorbeelden van doeleinden	Voorbeelden van persoonsgegevens		Voorbeelden van ontvangers
1 jaar	Bezichtigingen verzorgen en contact opnemen met bezichtiger		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer en mailadres		Verkoper
3 jaar	Vastleggen van voorbereiding en zaken die door de cliënt of wederpartij aan ons worden doorgegeven		Documentatie ter voorbereiding van een afspraak met de cliënt, reden van de aankoop of verkoop, reden van intrekking van de opdracht en eventuele andere zaken die je aan ons verstrekt		Geen
5 jaar	Uitvoeren van een cliëntenonderzoek (op grond van de Wwft) en uitvoeren van meldingen ongebruikelijke transacties		Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, identiteitsbewijs gegevens (zoals documentnummer, datum uitgifte en plaats uitgifte), financiële gegevens, volmachten, overeenkomsten (bijvoorbeeld m.b.t. leningen en schenkingen), verklaring van erfrecht, PEP-verklaring, UBO-verklaring, UBO-uittreksel, KvK-uittreksel, kadastrale kaart, verklaring omtrent herkomst vermogen, doel en aard van de relatie, gegevens omtrent onroerend goed en gegevens omtrent media		Toezichthouders (Bureaje Toezicht Wwft en Autoriteit Persoonsgegevens), FIJE (Financial Intelligence Unit Nederland), compliance officer, auditor, collega-makelaars en andere Wwft-instellingen
20 jaar	Opdracht tot dienstverlening opstellen, huurovereenkomst opstellen en opstellen of vastleggen van eventuele andere (wettelijk verplichte) documentatie		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, adres van het pand dat wordt verkocht/gekocht en alle overige persoonsgegevens die in de koopovereenkomst staan (zoals uittreksels uit openbare registers, hypotheek, erfpachtakte, VvE reglement, volmacht, e.d.)		Makelaar, notaris, taxateur, financieel adviseur, fotograaf en (ver)koper

Bewaartermijnen bij huur en verhuur van onroerend goed

Als je via ons onroerend goed huurt of verhuurt, dan is het noodzakelijk voor ons om bepaalde persoonsgegevens van je te verwerken. Vaak heeft dit te maken met persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de huurovereenkomst uit te kunnen voeren, maar ook onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen of jouw toestemming zijn grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Het doel van deze verwerkingen heeft o.a. betrekking op de diensten die wij voor je verlenen, zoals het opstellen van de opdracht tot dienstverlening, het verzorgen van de bezichtigingen, het opstellen van de huurovereenkomst, e.d. Ook zijn er wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen, zoals het uitvoeren van een cliëntenonderzoek op grond van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) als de maandelijkse huurprijs van € 10.000,- of meer bedraagt. In de tabel hieronder geven wij een aantal voorbeelden van bewaartermijnen die wij hanteren voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Termijn	Voorbeelden van doeleinden	Voorbeelden van persoonsgegevens		Voorbeelden van ontvangers
1 jaar	Bezichtigingen verzorgen en contact opnemen met bezichtiger		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer en mailadres		Verhuurder
3 jaar	Vastleggen van voorbereiding en zaken die door de cliënt of wederpartij aan ons worden doorgegeven		Documentatie ter voorbereiding van een afspraak, reden van huur of verhuur, reden van intrekking van de opdracht en eventuele andere zaken die je aan ons verstrekt		Geen
5 jaar	Uitvoeren van een cliëntenonderzoek (op grond van de Wwft) en uitvoeren van meldingen ongebruikelijke transacties		Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, identiteitsbewijs gegevens (zoals documentnummer, datum uitgifte en plaats uitgifte), financiële gegevens, volmachten, overeenkomsten (bijvoorbeeld m.b.t. leningen en schenkingen), verklaring van erfrecht, PEP-verklaring, UBO-verklaring, UBO-uittreksel, KvK-uittreksel, kadastrale kaart, verklaring omtrent herkomst vermogen, doel en aard van de relatie, gegevens omtrent onroerend goed en gegevens omtrent media		Toezichthouders (Bureaje Toezicht Wwft en Autoriteit Persoonsgegevens), FIJE (Financial Intelligence Unit Nederland), compliance officer, auditor, collega-makelaars en andere Wwft-instellingen
20 jaar	Opdracht tot dienstverlening opstellen, huurovereenkomst opstellen en opstellen of vastleggen van eventuele andere (wettelijk verplichte) documentatie		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, adres van het te (ver)huren pand en alle overige persoonsgegevens die in de huurovereenkomst staan (zoals financiële gegevens, volmacht, e.d.)		Makelaar, notaris, taxateur, financieel adviseur, fotograaf en (ver)koper

Bewaartermijnen bij taxaties van onroerend goed

Als wij voor je onroerend goed taxeren, dan is het noodzakelijk voor ons om bepaalde persoonsgegevens van je te verwerken. Vaak heeft dit te maken met persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst (taxatieopdracht) uit te kunnen voeren, maar ook onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen of jouw toestemming zijn grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Het doel van deze verwerkingen heeft o.a. betrekking op de diensten die wij voor je verlenen, zoals het opstellen van de taxatieopdracht, het uitvoeren van de taxatie, e.d. Ook zijn er wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen, zoals het uitvoeren van een melding ongebruikelijke transactie (vanwege onze meldplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). In de tabel hieronder geven wij een aantal voorbeelden van bewaartermijnen die wij hanteren voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Termijn	Voorbeelden van doeleinden	Voorbeelden van persoonsgegevens		Voorbeelden van ontvangers
3 jaar	Vastleggen van voorbereiding en zaken die door de cliënt of wederpartij aan ons worden doorgegeven		Documentatie ter voorbereiding van een taxatie, reden van de taxatie, reden van intrekking van de opdracht en eventuele andere zaken die je aan ons verstrekt		Geen
5 jaar	Uitvoeren van meldingen ongebruikelijke transacties		Gegevens m.b.t. een melding ongebruikelijke transactie en alle andere gegevens die wij noodzakelijk achten voor het voldoen aan onze meldplicht		Toezichthouders (Bureaje Toezicht Wwft en Autoriteit Persoonsgegevens), FIJE (Financial Intelligence Unit Nederland), compliance officer en auditor
20 jaar	Taxatieopdracht vastleggen, uitvoeren van de taxatie, opstellen of vastleggen van eventuele andere (wettelijk verplichte) documentatie		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, adres van het pand dat wordt getaxeerd en alle overige persoonsgegevens die in de taxatie(opdracht) staan (zoals uittreksels uit openbare registers, financiële gegevens, volmacht, e.d.)		Instituut voor validatie van taxaties, zoals het NWWI (Nederlands Woning Waarde Instituut)

Bewaartermijnen bij overige activiteiten

Naast onze reguliere activiteiten (met betrekking tot verkoop, koop, huur, verhuur en taxaties) hebben wij ook overige activiteiten waarbij persoonsgegevens kunnen worden verwerkt. Dit kan te maken hebben met bijvoorbeeld activiteiten waar je toestemming voor heeft gegeven (denk aan het ontvangen van een nieuwsbrief of een zoekopdracht die je heeft ingesteld). Het doel van deze verwerkingen heeft o.a. betrekking op de diensten die wij voor je verlenen, zoals een zoekopdracht, het versturen van nieuwsbrieven of andere mails, een waardebepaling of contactformulier op onze website, e.d. In de tabel hieronder geven wij een aantal voorbeelden van bewaartermijnen die wij hanteren voor het verwerken van jouw persoonsgegevens in geval van overige activiteiten.

Termijn	Voorbeelden van doeleinden	Voorbeelden van persoonsgegevens		Voorbeelden van ontvangers
1 jaar	Contactformulier en waardebepaling op de website		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres en het pand waarvan de waarde bepaald moet worden		Geen
Tot jouw opzegging	Zoekopdracht of relatieactiviteiten (zoals nieuwsbrieven of andere mails)		Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres en eventuele andere gegevens die je aan ons verstrekt (zoals jouw woonwensen voor een zoekopdracht)		Geen
Geen	Klanten koppelen aan een financierder, leads. Uitsluitend na (mondelinge) toestemmning		Naam en emailadres		Hypotheekadviseur
20 jaar	Klanttevredenheid: het versturen van verjaardagskaarten en andere activiteiten op basis van gerechtvaardigd belang		Naam, adres, mogelijk email		Geen

3. Delen met derden

Voor een complete en veilige verwerking van persoonsgegevens maken wij gebruik van diverse verwerkers. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van verwerkers met betrekking tot:

Het CRM-systeem waarin onze cliëntgegevens worden verwerkt.
De clouddienst/server waar wij een back-up maken van onze gegevens.
De loonadministratie en boekhouding van ons kantoor.

Wij hebben met al onze verwerkers zogenaamde verwerkersovereenkomsten gesloten. Hierin zijn afspraken gemaakt om de bescherming van persoonsgegevens en een juiste toepassing van de regels van de AVG te kunnen waarborgen.

Als wij jouw persoonsgegevens delen met derden, dan hebben wij hier altijd een wettelijke grondslag voor (zoals een wettelijke verplichting of jouw toestemming). Daarnaast kiezen wij onze verwerkers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en zijn wij extra zorgvuldig als zij zich buiten de Europese Economische Ruimte begeven.

Wij vinden het belang van een goede klantrelatie erg belangrijk. We kiezen ervoor om bestaande klanten tot de looptijd van onze aansprakelijkheid geregeld aandacht te geven, zoals een verjaardagskaart. Dit doen we op basis van een gerechtvaardigd belang. De privacy risico’s bij deze verwerking zijn laag, we sturen kaarten via post of corresponderen via email, op persoonlijk niveau.

4. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je bepaalde rechten waarop je een beroep kan doen kan beroepen, namelijk:

Recht op inzage

Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken, dan kunt je een inzageverzoek doen.

Recht op rectificatie en aanvulling

Als wij je gegevens van je hebben die onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kunt je ons verzoeken om deze gegevens te laten wijzigen of aanvullen.

Recht op vergetelheid
Als je van mening bent dat wij gegevens van je verwerken die niet (meer) relevant of noodzakelijk zijn, dan kunt je ons verzoeken om deze gegevens te wissen.

Recht op dataportabiliteit

Als je toestemming geeft, dan kunnen er op jouw verzoek gegevens van je worden overgedragen aan derden.

Recht op beperking van de verwerking

Als je wilt dat wij de verwerking van jouw gegevens beperken, dan kunt je ons hier een verzoek voor sturen.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Dit recht betekent dat je kunt vragen om een bepaald besluit door een mens te laten beoordelen (en dus niet door bijvoorbeeld een geautomatiseerd proces).

Recht van bezwaar

Als je het niet eens bent met het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons, dan kunt je hier bezwaar tegen maken.

Naast deze rechten is het van belang om te vermelden dat door je gegeven toestemming ten alle tijden door je kan worden ingetrokken. Als je zich op één of meerdere van deze rechten wil beroepen, dan kunt je ons mailen. Binnen 30 dagen reageren wij op jouw verzoek. Voor meer uitleg over deze rechten verwijzen wij je graag door naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (de toezichthouder van de AVG). Op deze website vindt je veel handige uitleg over bovengenoemde rechten:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/algemene-informatie-avg/rechten-van-betrokkenen

5. Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig en klein tekstbestand dat op jouw harde schijf van jouw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst wanneer je een website bezoekt. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer opgehaald worden, zodat bijvoorbeeld jouw voorkeuren of instellingen weer gebruikt kunnen worden. Er bestaan verschillende soorten cookies, zoals:

Functionele cookies

Zonder functionele cookies, ook wel essentiële en/of strikt noodzakelijke cookies genoemd, werkt de website niet naar behoren. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat taalkeuzes of favorieten worden opgeslagen en dat je kan inloggen via een account op de website. Functionele cookies mogen altijd geplaatst worden en hier hoeft geen toestemming voor gevraagd te worden.

Analytische cookies
Dankzij analytische cookies kunnen bijvoorbeeld bezoekersstatistieken bijgehouden worden. Het functioneren van onze website kan zo beter in beeld gebracht worden. Als er geen of nauwelijks gevolgen zijn voor de privacy van een websitebezoeker, dan hoeft er geen toestemming voor dergelijke cookies gevraagd te worden. Als er wel privacy gevolgen (kunnen) zijn, dan dient er voor analytische cookies wel toestemming gevraagd te worden.

Alle andere cookies
Als cookies niet essentieel zijn voor een goede werking van onze website en/of als cookies een risico opleveren voor de privacy van onze bezoekers, dan moeten wij toestemming aan je vragen voordat wij dergelijke cookies plaatsen. JE kunt hierbij denken aan tracking cookies of marketing cookies.

Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken, verwijzen wij je graag door naar onze cookie statement. De meest recente versie kunt je vinden op onze website (onderaan de pagina). Je vindt daar meer uitleg over de soorten cookies die op onze website worden gebruikt en hoe je eventueel cookies kunt weigeren.

6. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je om contact met ons op te nemen. Wij zullen ons best doen om jouw klacht naar tevredenheid af te handelen. Als wij er samen met je niet uitkomen, heeft je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. JE kunt zich in dit laatste geval richten tot:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Contact: 070-8888500

Via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt je meer informatie over het indienen van een klacht:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan alstublieft contact met ons op via:

Plan Makelaars
hallo@planmakelaars.nl
052230800

Deze privacyverklaring kan ten alle tijden gewijzigd worden. De meest recente versie vindt je op onze website. De huidige versie is voor het laatst gewijzigd op 1 oktober 2022.

View Fullscreen